Quale modello di costo posso scegliere?

La Commissione europea accetta tre modelli:

• Costi totali (FC). In questo modello il partner può caricare sul conto del progetto sia i costi diretti sia quelli indiretti (purché rientrino nelle categorie di costi ammissibili).
• Costi totali con overhead fisso (FCF). In questo modello si considerano solo i costi diretti cui si aggiunge il 20% come overhead fisso per i costi indiretti (calcolato sui costi diretti meno i sottocontraenti).
• Costi addizionali (AC). In questo modello si considerano solo i costi diretti addizionali cui si aggiunge il 20% come overhead fisso (calcolato sui costi diretti meno i sottocontraenti).

Il modello AC è accessibile solo a organizzazioni pubbliche che non hanno un sistema di contabilità analitica che permetta di separare i costi indiretti di un progetto. Il modello FCF è accessibile alle PMI e alle organizzazioni pubbliche a condizione che siano in grado di identificare i costi diretti di un progetto. Il modello FC è accessibile a tutti possibili partner di progetto. In caso di audit da parte della commissione il partner deve essere in grado di giustificare il metodo di calcolo degli overhead.

Cosa sono i costi diretti, quelli indiretti e i costi diretti addizionali?

I costi diretti sono tutti quelli che sono direttamente legati al progetto e possono venire chiaramente identificati e calcolati sulla base delle regole contabili del partner.

I costi indiretti sono quelli che non è possibile identificare chiaramente poiché sono prodotti congiuntamente da diverse attività. Riguardano per esempio i costi generali di gestione, i costi degli uffici, i costi generali di comunicazione, l’equipaggiamento di base, materiale di consumo generale.

I costi diretti addizionali sono i costi diretti che sono aggiuntivi rispetto ai costi ricorrenti del partner; concretamente si tratta di spese vive direttamente attribuite al progetto (viaggi, materiale di consumo).

In un modello AC quali costi del personale possono essere caricati sul progetto?

Possono essere caricati sul progetto solo i costi di personale addizionali, cioè espressamente assunto per il progetto. Il personale è considerato addizionale alle condizioni seguenti:

• Personale temporaneo assunto su di un contratto dedicato esplicitamente al progetto;
• Personale permanente ma la cui remunerazione dipende direttamente dal finanziamento aggiuntivo del progetto.

Eccezione: partner con il modello AC posso caricare sul progetto i costi di personale permanente per attività di gestione del progetto (entro il limite del 7%), purché questi costi siano chiaramente identificabili come tali. A questi casi non si applica l’overhead del 20%.

Quali sono i costi ammissibili ed esistono delle categorie di costo riconosciute dall’UE?

In generale non esistono categorie di costi ammissibili: i costi ammissibili sono tutti quelli necessari per la realizzazione del progetto; c’è però una lista di costi che non sono in generale ammissibili. Per il computo dei costi valgono quindi le pratiche e le regole contabili utilizzate normalmente da ciascun partner, ad esempio per quanto riguarda i livelli dei salari, i rimborsi spesi, gli ammortamenti, il calcolo e la ripartizione dei costi indiretti. In generale i costi devono essere avvenuti dentro la durata del progetto, devono essere ragionevoli rispetto alle pratiche usuali del partner (per esempio per i livelli dei salari, dei costi dei viaggi, di soggiorno o per pasti), devono essere effettivamente necessari per il progetto e previsti nella descrizione delle attività annessa al contratto e devono rispettare le pratiche contabili usuali del partner, in particolare per quanto riguarda l’ammortamento dei beni durevoli.

Il nostro istituto compra materiale all’ingrosso (reagenti, provette, ecc). Questo materiale è utilizzato anche per il progetto europeo. Come faccio a inserire i costi di questo materiale nella rendicontazione europea?

I costi dichiarati devono essere registrati in contabilità e supportati da documenti giustificativi (non sono ammesse stime). Tuttavia se l’acquisto è avvenuto fuori dal periodo della durata del progetto questi costi non possono essere addebitati al progetto europeo. I costi ammissibili devono infatti essere avvenuti durante il progetto, con l’eccezione dei costi per la preparazione del rapporto finale (fino a 45 giorni dopo la fine del progetto).

Quali sono i costi non ammissibili in un progetto europeo?

Ci sono alcune categorie di costi che non sono ammissibili:

• Ogni tipo di tasse e dazi, inclusa l'IVA.
• Gli interessi dovuti.
• Transitori per perdite o costi futuri.
• Perdite di cambio.
• Costi di un altro progetto europeo.
• Debito o interessi su debiti.

L'IVA costituisce un costo ammissibile?

No. Le tasse e le imposte indirette, tra cui l'IVA, costituiscono costi non ammissibili.

Come faccio a calcolare il costo dei salari e le ore lavorative?

I costi salariali devono essere calcolati direttamente dai dati contabili (inclusa la parte di oneri sociali a carico del datore di lavoro). Il tempo dedicato ad un progetto deve venire monitorato con dei time sheets firmati dal responsabile del progetto (una stima delle ore lavorate non è sufficiente). Valgono le regole locali per il numero di giorni festivi, le ore di lavoro...

Quale modalità di rendicontazione si applica con il materiale durevole acquistato per il progetto?

Deve essere imputato al progetto l’ammortamento per ogni periodo (secondo le regole di ammortamento usuali dell’istituzione).

Se utilizzo delle macchine comperate prima dell’inizio del progetto (materiale durevole) posso caricare i costi nel progetto europeo?

Sì, può essere imputato l’ammortamento di equipaggiamento comprato prima dell’inizio del progetto, ma solo per la durata dell’utilizzo nel progetto.

Che cosa si intende per materiale di consumo?

È quel materiale utilizzato per il progetto e che non è inserito nell’inventario del partner né considerato contabilmente come costo di capitale e che ha una durata di vita inferiore a quella del progetto.

Posso cambiare modello di costo da un progetto all’altro?

Un partner deve usare lo stesso modello di costo per tutti i progetti del 6PQ. E’ possibile passare durante il 6PQ da AC a FCF e da FCF a FC, ma il passaggio è irreversibile e si applica a tutti i contratti successivi. Esistono alcune eccezioni: per i progetti Craft e Collective research gli enti pubblici possono usare il modello FCF. Inoltre, c’è un piccolo numero di misure dove il modello di costo è imposto dall’UE.

I costi di un partner svizzero sono calcolati in franchi, quale tasso di cambio devo adottare?

Per la conversione in euro ci sono le due possibilità seguenti:

• Il tasso di cambio effettivo del giorno in cui è avvenuto un costo;
• Il tasso di cambio del primo giorno del mese che segue la fine del periodo di reporting.

La scelta deve essere mantenuta per tutto il progetto. I tassi di cambio possono essere consultati sul sito della banca centrale europea.

Cos'è un subcontratto nel 6° PQ?

Per subcontratto si intende un accordo, concernente la fornitura di servizi relativi ai compiti necessari per il progetto che non possono essere svolti dal contraente stesso, concluso tra un contraente e uno o più subcontraenti per le esigenze specifiche del progetto. Il subappalto costituisce una deroga alla prassi normale e deve limitarsi alle situazioni in cui il lavoro non può essere svolto dal contraente stesso. Non dovrebbe riguardare elementi "fondamentali" del lavoro, ma solo una parte limitata del progetto, qualora ciò sia indispensabile per la sua attuazione. La gestione del progetto deve essere sempre considerata un elemento fondamentale del progetto e non può essere oggetto di subappalto.

Cosa sono i "certificati di audit"?

Nel 6° PQ i certificati di audit sono utilizzati per consentire alla Commissione di accertarsi che i costi imputati ad un progetto di ricerca finanziato dalla Comunità soddisfino le condizioni previste per il sostegno finanziario. Nella maggior parte dei contratti, i contraenti forniscono certificati di audit certificati da un revisore esterno almeno una volta nell'arco della durata del progetto. Per i progetti integrati e le reti di eccellenza ciascun contraente deve fornire un certificato all'anno. Il certificato di audit deve certificare che i costi sono stati sostenuti nell'arco della durata del progetto; che sono stati registrati nella contabilità del contraente, che sono stati determinati in base ai normali principi contabili del contraente, che soddisfano le altre disposizioni contrattuali in materia di ammissibilità dei costi.

Chi può rilasciare un certificato di audit?

I certificati possono essere prodotti:

- Da un auditor esterno indipendente rispetto al partner di progetto e qualificato per realizzare degli audit di documenti contabili;

- Per enti pubblici da un ufficiale pubblico competente indipendente dal servizio che ha prodotto il rapporto finanziario.

Il certificato di audit non elimina la responsabilità del partner per la correttezza delle informazioni fornite ed è sempre possibile che la commissione europea proceda ad una verifica. I giustificativi ed i documenti contabili devono venire conservati per cinque anni dopo la fine del progetto.

Dove devo caricare i costi del certificato di audit?

Il prezzo del certificato può venire caricato sul progetto sotto la voce dei costi di gestione. In AC e FCF non si applica l’overhead su questo costo.

In che momento viene versato il primo acconto del contributo finanziario comunitario al coordinatore del progetto?

Il primo pagamento anticipato a favore del progetto è versato al coordinatore entro 45 giorni decorrenti a) dalla data di entrata in vigore del contratto; b) dalla data di adesione dell’ultimo contraente necessario per pervenire al numero minimo di partecipanti stabilito dalle Regole di partecipazione e come specificato nell’invito a presentare proposte cui si riferisce il progetto; c) dall’ultima data di adesione al contratto di tutti i contraenti.

Quali sono le regole di distribuzione del contributo finanziario nel consorzio?

Il consorzio stabilisce la ripartizione di ciascuna quota del contributo finanziario comunitario tra i contraenti, conformemente al contratto e ad eventuali decisioni del consorzio (da concordare nel quadro dell'accordo consortile). Il coordinatore, pertanto, procede senza indugio alla distribuzione dei pagamenti, conformemente al contratto e alle eventuali disposizioni dell'accordo consortile (queste ultime non possono essere in contrasto con le disposizioni del contratto).

I ricercatori o i dottorandi che percepiscono un finanziamento nell'ambito di un'altra azione comunitaria (IP, STREP, azioni Marie Curie ecc.) possono essere compresi nel "conteggio delle persone" di una NoE?

I ricercatori o i dottorandi finanziati da qualsiasi fonte possono essere contabilizzati come addetti purché soddisfino le condizioni elencate nella risposta successiva.

Qual è la definizione utilizzata per contare il numero di "ricercatori" nell'ambito di una rete di eccellenza?

Le condizioni sono le seguenti:

• Ricercatori da integrare:
  per “ricercatore” si intende una persona con compiti di ricerca con almeno quattro anni di esperienza nel settore o in possesso di un diploma di dottorato; un “ricercatore” deve essere un impiegato di un partecipante o lavorare alle dirette dipendenze dell'autorità di gestione di un partecipante nell'ambito di un accordo ufficiale tra il partecipante e il datore di lavoro del ricercatore; per “numero di ricercatori” si intende il numero di "ricercatori” che (a) costituiscono le capacità di ricerca dei partecipanti nell'ambito della rete qualora la proposta sia selezionata e (b) i cui nominativi siano noti al momento della scadenza dell'invito a presentare proposte interessato. Questo elenco iniziale di nominativi può essere soggetto a verifiche.
• Per gli studenti iscritti ad un corso di dottorato:
  per “studente di dottorato riconosciuto" si intende uno studente di dottorato iscritto in un corso di dottorato riconosciuto tenuto da un partecipante alle attività di RST nell'ambito della rete; per “numero di studenti di dottorato riconosciuti" si intende il conteggio degli "studenti di dottorato" i cui nominativi siano noti al momento della scadenza dell'invito interessato. Questo elenco iniziale di nominativi può essere soggetto ad audit.