La proposta da inviare a Bruxelles va compilata su moduli ufficiali secondo le direttive descritte nei bandi, nella guida del proponente e nei work programme. Sul sito Cordis si possono trovare tutti i documenti utili alla presentazione della proposta (guida ai proponenti, form di presentazione, strumento elettronico di invio - EPSS, linee guida finanziarie, ...).

Documenti importanti da leggere prima di inviare una proposta:

• Testo della messa a concorso (Call for Proposals): testo legale che invita le parti interessate a presentare proposte per progetti. Il testo indica brevemente priorità tematiche, strumenti da utilizzare, indirizzi, scadenze e altri aspetti tecnici. Il testo del bando è anche presentato con ulteriori dettagli anche nel WorkProgramme.
• Programma di lavoro (Work Programme). II Work Programme (WP), aggiornati annualmente, comprendono descrizioni dettagliate rispetto alle tematiche, ai tipi di progetto da realizzare, procedure e criteri di valutazione, scadenze, ecc Un elemento essenziale per il successo di una proposta è che i contenuti del progetto siano perfettamente in linea con quanto richiesto dai “topics” del WP.
• Guida ai proponenti (Guide for proposers). Documento, specifico per ciascuna messa a concorso. Fornisce le informazioni di base necessarie per la preparazione della proposta: i form per la compilazione della parte A, le istruzioni sulla redazione della parte B.
• Note guida per i valutatori (Guidance Notes for Evaluators). Documento, specifico per ciascuna call, che descrive in dettaglio il processo di valutazione: ruoli e responsabilità dei valutatori, il processo di valutazione, format indicativo del panel report.

Documenti generali

• Linee guida per la valutazione delle proposte e le procedure di selezione (Guidelines on Proposal Evaluation and Selection Procedures). Documento che descrive le procedure generali che la Commissione segue per la valutazione e selezione delle proposte. Le linee guida illustrano: i principi utilizzati per la valutazione, il ruolo e la selezione dei valutatori, le varie tappe della valutazione, i criteri e le procedure di selezione.
• Linee guida finanziarie (Financial guidelines). Documento di riferimento per quanto riguarda i principi di base, natura ed entità del contributo, costi ammissibili, aspetti finanziari delle azioni indirette, esempi pratici e suggerimenti, sanzioni e ricorsi.

I formulari di presentazione delle proposte
La proposta è da redigere in inglese su formulari ufficiali composti da una parte A e una parte B.

Parte A : Formulari amministrativi con alcuni dati sulla proposta e i proponenti:

• formulario A1: Informazioni generali sulla proposta.
• formulario A2: Informazioni sui partecipanti.
• formulario A3: Informazioni finanziarie.

Parte B: Dettaglio della proposta, descrive la natura del progetto proposto. La parte B è strutturata in funzione dei criteri di valutazione (Summary; Qualità S&T; Implementazione; Impatto; Ethics)

Il sito Web di Cordis mette a disposizione i documenti necessari per la scrittura di una proposta, come il testo del bando, il Workprogramme specifico, la Guide for applicant, l’EPPS Manual, l’Handbook on evaluation procedure and selection of proposal. I documenti sono scaricabili nella pagina web di ogni bando.