La presentazione delle proposte può avvenire secondo 2 modalità (specificate nel bando e nel Work Programme):

• One stage submission presentando la proposta completa di tutti i dettagli previsti dalla modulistica.
• Two stage submission. Se la valutazione della fase 1 è stata positiva, seguirà uno stage 2, anch'esso sottoposto a valutazione, e più completo della fase 1. Una valutazione positiva della prima fase non obbliga i proponenti a presentare il progetto in fase 2 né impegna la Commissione a finanziare il progetto.

EPSS - Electronic Proposal Submission Service
La compilazione dei formulari avviene direttamente online sul sistema automatico di invio delle proposte (Electronic Proposal Submission Service - EPSS).
L’accesso al sistema elettronico avviene direttamente dalla pagina di un bando specifico.
Il coordinatore deve iscriversi e riceverà una password da trasmettere a tutti i partner. Ogni partner potrà così compilare il form A2 e consultare gli altri documenti. La parte B deve essere caricata in formato PDF una volta redatta e approvata da tutti i partner. Il coordinatore inoltra il progetto a nome di tutti i partner, la CE suppone che ci sia il loro accordo all’interno del consorzio.

Firma della proposta
Non è necessario firmare la proposta di progetto. Le firme e gli impegni formali saranno necessari solo nella fase successiva (quindi al momento dei negoziati per il contratto di un progetto accettato).

Autorizzazione dei partner
Quando un coordinatore inoltra un progetto con una lista di partner, la Commissione suppone che ci sia il loro accordo all’interno del consorzio. Il coordinatore prima di inoltrare la proposta può richiedere ai partner una lettera di intenti.

Avvisi di ricevimento (Acknowledgement of receipt)
La Commissione, una volta ricevuta la proposta, registra la data e l'orario di ricezione e, successivamente, invia al coordinatore di progetto una conferma dell'avvenuto ricevimento della proposta attraverso una e-mail. L'acknowledgement of receipt contiene:

titolo della proposta, acronimo e numero identificativo della proposta

nome e programma e/o attività/area di ricerca e identificativo dell'invito a presentare proposte cui il progetto ha risposto. Il numero identificativo della proposta è il numero di riferimento per ogni successiva comunicazione con la Commissione.