I partecipanti a un progetto europeo sono obbligati a presentare report periodici e un report finale. Alle date stabilite dovranno pure presentare i deliverables (possono essere beni, servizi , innovazioni tecnologiche, attuazione di seminari, pubblicazioni di articoli) cosi come sono stati elencati dai contraenti nel contratto. Ogni progetto è diviso in "reporting periods". Ciascun report e deliverable deve essere presentato entro 45 giorni dalla fine del periodo di riferimento. Per i Progetti Integrati e le Reti di Eccellenza i report devono essere presentati ogni 12 mesi, mentre per gli altri strumenti i reporting periods sono soggetti a negoziazione e fissati nel contratto.
Il consorzio deve presentare, per ciascun periodo, i seguenti report:

• un activity report periodico;
• un management report periodico;
• un report sulla distribuzione del contributo comunitario tra i contraenti;
• report supplementari come da allegati del contratto;
• certificati di audit per ciascun contraente, se richiesto dal contratto.
  

Il consorzio dopo la fine del progetto deve, inoltre, presentare i seguenti report:

• un activity report finale;
• un management report finale;
• un report sulla distribuzione del contributo comunitario tra i contraenti;
• report supplementari come da allegati del contratto.

Se non sono richieste modifiche particolari, i report si intendono approvati entro 90 giorni dal ricevimento, ma l'approvazione non esclude futuri audit o review. Qualora la Commissione, in seguito alla valutazione dei report, reputi che il consorzio non stia operando propriamente, può:

• respingere i report presentati e richiedere che il consorzio completi il lavoro previsto entro un termine fissato dalla Commissione stessa e ripresenti report e deliverables;
• approvare i report e deliverables ma condizionare il progetto a rinegoziazione. In questo caso, la Commissione può sospendere il progetto;
• terminare il contratto.

Pagamenti

I pagamenti sono fatti al coordinatore a nome del consorzio. Il coordinatore è responsabile del ricevimento e distribuzione del contributo comunitario. L'allocazione dei pagamenti tra i partner deve essere decisa dal consorzio nel Consortium Agreement.

Viene applicato un sistema di pagamenti anticipati periodici (pre-finanziamento).

Per stimare la data di ricevimento dei pagamenti anticipati occorre calcolare il reporting period più i primi 6 mesi di quello successivo (ad es. 12 + 6 =18 mesi per IP e NoE). Il primo pre-finanziamento per il primo periodo è trasmesso al co-ordinatore entro 45 giorni:

• dalla data di entrata in vigore del contratto o
• dalla data di accesso dell'ultimo contraente richiesto per avere il numero minimo di partecipanti fissato dalle Regole di partecipazione e dall'invito a presentare proposte cui il progetto risponde o
• dalla data ultima di accesso al contratto da parte di tutti i contraenti.

Il pagamento anticipato è normalmente l'80% dell'ammontare stimato per il contributo comunitario del periodo di riferimento (si tenga presente che i progetti possono avere uno o più periodi di relazione), ma può essere inferiore nei casi in cui le garanzie finanziarie dei contraenti non siano sufficienti.