Su richiesta del Fondo Nazionale Svizzero per la Ricerca Scientifica, l'Università della Svizzera italiana assume la gestione contabile dei sussidi di ricerca attribuiti a ricercatori della Svizzera italiana. Ciò significa che il finanziamento del FNS viene versato all’USI che provvede a pagare o a rimborsare i costi del progetto secondo quanto è indicato nel seguito. Si tratta di un servizio puramente amministrativo, che non tocca in alcun modo i rapporti scientifici del beneficiario del sussidio col Fondo Nazionale; in particolare restano valide le procedure usuali di valutazione dei progetti.
Il beneficiario resta responsabile di fronte al Fondo Nazionale della gestione del sussidio ed è perció tenuto a firmare i documenti relativi (richiesta di versamento delle rate del credito; avvisi di mutazione del personale; rapporti finanziari). Per tutta la corrispondenza si prega di utilizzare il numero di sussidio attribuito dal FNS.
Si prega di inviare copia di tutta la documentazione all’USI.

Decisione del FNS
La lettera di decisione del FNS fa stato per quanto riguarda l’importo complessivo del credito, ma anche la sua ripartizione; la pagina 2 della decisione indica infatti in modo dettagliato l’utilizzo del sussidio e, in particolare, le persone che possono venire assunte, il loro salario e le eventuali spese.
Per ogni modifica rispetto alla decisione (ad esempio il prolungamento del progetto o lo spostamento di fondi da una posta all'altra) occorre chiedere l’approvazione del FNS; in caso contrario vi è il rischio che alcune spese non vengano riconosciute e che quindi non vengano rimborsate dal FNS.
Per i dettagli vedere il regolamento sull’utilizzo dei sussidi sul sito del FNS.

Apertura del sussidio
Per ottenere il versamento del contributo è necessario inviare al FNS il formulario per lo sblocco del sussidio compilato: da questa pagina è possibile scaricare il formulario compilato con i numeri di conto dell’Università della Svizzera italiana. La data di inizio indicata in questo formulario diviene la data ufficiale di inizio del progetto dal punto di vista amministrativo e può anche essere posteriore alla data indicata nella decisione del FNS.
Inoltre occorre inviare il formulario “Conferma dello stato del personale” dove si confermano le persone già menzionate nella domanda di finanziamento e indicate nella decisione del FNS.

Gestione del sussidio

Personale
Tutto il personale impiegato in progetti deve essere annunciato al FNS con gli appositi avvisi di mutazione; lo stesso vale per la partenza di collaboratori impiegati nel progetto. Si prega di trasmettere all'USI la copia degli avvisi di mutazione approvati dal FNS.
Per il pagamento dei collaboratori vi sono due possibilità:

• collaboratori impiegati dall'Università della Svizzera italiana. In questo caso il collaboratore ha un contratto di lavoro direttamente con l'USI ed i salari vengono versati direttamente dalla FIDINAM e addebitati sul conto del progetto. Questo caso vale per tutti i progetti dell'Università della Svizzera italiana. Inoltre, nel caso in cui il beneficiario lo desideri, l'USI può fungere da datore di lavoro per ricercatori pagati con i sussidi del FNS e assunti da beneficiari che non dispongono di un'adeguata organizzazione come datori di lavoro. In questo caso i ricercatori vengono assicurati attraverso le diverse coperture assicurative stipulate dall'USI; tutti gli oneri relativi sono a carico del sussidio del FNS. Il responsabile del progetto conserva la responsabilità del lavoro scientifico del dipendente e controfirma il contratto di lavoro;
• collaboratori impiegati da altre istituzioni: il responsabile del progetto deve richiedere il rimborso della parte di salario a carico del FNS, inviando alla FIDINAM SA un conteggio dettagliato (compreso il conteggio degli oneri sociali a carico del datore di lavoro).

Si ricorda che per il FNS gli onorari versati a terzi che non compaiono come co-richiedenti del progetto sono soggetti ad IVA, anche nel caso si tratti di istituti di ricerca.

Maternità
Il FNS riconosce le disposizioni locali per quanto riguarda la maternità: quindi i dipendenti di USI, SUPSI e del Cantone hanno diritto a 16 settimane di congedo pagato. I costi relativi possono essere addebitati al sussidio FNS.

Oneri sociali
Gli oneri sociali, per la parte a carico del datore di lavoro, vengono addebitati a una posta specifica del credito FNS; per i dipendenti assunti dall'USI, la Fidinam SA si occupa direttamente del conteggio; per i dipendenti esterni questi devono invece essere compresi nella richiesta di rimborso. La posta "Oneri sociali" del credito FNS è destinata esclusivamente a coprire questi costi (non è permesso nessun trasferimento ad altre poste di credito); nel caso in cui il montante previsto venisse superato, il FNS accorda un credito supplementare.

Rimborso delle spese
Le spese per investimenti e per consulenze esterne vengono pagate sulla base delle fatture e delle pezze giustificative inviate alla Findinam SA. Le spese di trasferta e di documentazione vengono rimborsate sulla base di un conteggio e su presentazione delle pezze giustificative. Questi documenti devono in ogni caso essere vistati dal responsabile del progetto e gli importi corrispondenti devono essere previsti nel budget del progetto.

Rapporto finanziario
Al termine di ogni anno di progetto, il contabile prepara il rapporto finanziario annuale che viene trasmesso al beneficiario per verifica e firma, unitamente alla firma del contabile che certifica di fronte al FNS la correttezza della contabilità.

Prolungamento del progetto
Nel caso in cui i fondi disponibili non siano completamente utilizzati entro la durata del progetto è possibile richiedere un prolungamento, motivandolo adeguatamente e indicando in modo dettagliato come i fondi restanti saranno utilizzati. In caso contrario, a scadenza del progetto, il sussidio restante deve essere restituito a Berna. Fa eccezione il caso in cui sia stata approvata una continuazione del progetto.